Autorentools unterstützen die Erstellung und Veröffentlichung digitaler Inhalte. In dieser Arbeit bezeichnet der Begriff Werkzeuge für technische Dokumentationen, Handbücher, Online-Hilfen und Wissensbasen. Speziell auf Hilfesysteme ausgerichtete Werkzeuge werden auch als Help-Authoring-Tools bezeichnet.
Die Werkzeuge verbinden die zuvor beschriebenen Grundlagen zu einem redaktionellen Arbeitsablauf: Autoren bearbeiten Topics, binden Medien und wiederverwendbare Inhalte ein und stellen daraus Dokumentationen zusammen. Über Inhaltsverzeichnisse oder vergleichbare Strukturen legen sie die Reihenfolge und Hierarchie fest. Vorlagen steuern die Darstellung der veröffentlichten Ausgaben. Unterstützt das System Single-Source-Publishing, können dieselben Inhalte für mehrere Publikationen und Ausgabeformate verwendet werden [12] [13].
Das Angebot reicht von lokal installierten Anwendungen bis zu umfangreichen Redaktionsplattformen . Solche Component-Content-Management-Systeme (CCMS) verwalten einzelne Informationsbausteine und unterstützen zusätzlich beispielsweise Freigaben, Übersetzungen und die Zusammenarbeit mehrerer Autoren. Eingesetzt werden diese Lösungen unter anderem für Softwarehilfen, Betriebsanleitungen und mehrsprachige Produktdokumentationen. Welche Funktionen benötigt werden, hängt vor allem vom Umfang der Inhalte, ihrer Wiederverwendung und den redaktionellen Abläufen ab [13].
Bei der technischen Umsetzung sind Bedienoberfläche, Inhaltsformat und Speicherung getrennt zu betrachten. Webbasiert beschreibt die Bedienung im Browser, dateibasiert oder datenbankgestützt dagegen die Verwaltung und Speicherung der Inhalte. Diese Eigenschaften können kombiniert werden. Eine browserbasierte Bearbeitung ist auch möglich, wenn die Projektquellen als Dateien in einem Git-Repository verwaltet werden.
Auch eine Datenbank schliesst XML als Inhaltsformat nicht aus. XML-Inhalte können innerhalb einer Datenbank gespeichert werden. Ebenso sind Architekturen möglich, bei denen die Datenbank Verwaltungsinformationen enthält und die eigentlichen Inhaltsdateien in einer getrennten Dateiablage liegen. Die Speicherung ausserhalb der Datenbank bedeutet allerdings nicht automatisch, dass diese Dateien unabhängig vom verwaltenden System bearbeitet werden dürfen.
Zentral verwaltete Systeme erleichtern die Koordination gemeinsamer Inhalte, Zuständigkeiten und Freigaben. Eine direkt zugängliche Dateiablage bietet dagegen einen einfachen Ansatzpunkt für externe Editoren, Versionsverwaltung und eigene Hilfsprogramme. Entscheidend sind dabei die tatsächlich verfügbaren Zugriffs- und Erweiterungsmöglichkeiten. Für diese Arbeit steht deshalb das unkomprimierte Projektformat von Help+Manual im Vordergrund: Seine XML-Dateien ermöglichen die im Praxisteil beschriebenen gezielten Anpassungen.
Abbildung 7: Ein Tool, viele Ausgabemöglichkeiten.
Quelle: KI-gestützte Eigendarstellung.
